Sesión de estudio #008 del martes 13 de mayo de 2025
Resumen de la Sesión de Estudio
Durante la sesión cubrió aspectos clave de gestión de proyectos como: manejo de interesados, resolución de problemas, documentación de errores, técnicas de resolución de conflictos y mejora continua en metodologías ágiles.
Introducción
La sesión de estudio reciente se centró en revisar conceptos clave de gestión de proyectos a través de preguntas prácticas, con especial énfasis en la gestión de conflictos, riesgos y metodologías ágiles. El formato permitió a los participantes responder preguntas y discutir inmediatamente los conceptos, facilitando un análisis más profundo de cada tema.
Principales Temas Abordados
1. Gestión de Interesados y Requisitos
Una de las primeras preguntas abordó cómo actuar cuando los interesados clave no están satisfechos con el progreso de un proyecto híbrido. La conclusión principal fue que cuando existe una desconexión entre lo que el proyecto está generando y lo que los interesados esperan, lo más importante es:
- Programar reuniones frecuentes con los interesados para comprender mejor sus expectativas
- Revisar el enunciado del alcance para clarificar los requisitos
- Evitar asumir que todos los entregables se completarán correctamente sin una investigación previa
Se destacó que en proyectos ágiles e híbridos, es fundamental ir directamente a la fuente (los interesados) para entender sus necesidades, mientras que en proyectos predictivos tradicionales, la revisión de documentación suele ser más común.
2. Manejo de Preocupaciones sobre Entregables
Cuando un interesado clave está preocupado por la realización correcta de un entregable, las mejores acciones son:
- Revisar el enunciado del alcance (para entender qué se acordó entregar)
- Reunirse con el interesado para comprender sus preocupaciones
El instructor enfatizó que informar simplemente que “todo estará bien” no es apropiado, pues la transparencia es un pilar fundamental en la gestión de proyectos.
3. Gestión de Errores y Lecciones Aprendidas
Cuando un equipo soluciona un error de software que podría afectar a proyectos futuros, el documento que debe actualizarse es el “Registro de Lecciones Aprendidas”. Esta actualización permitirá a otros equipos beneficiarse de la experiencia actual.
Se discutió la diferencia entre:
- Registro de incidentes (documenta problemas que ya ocurrieron)
- Informe de riesgos (actualiza el estado de riesgos identificados)
- Registro de lecciones aprendidas (documenta qué se hizo, si funcionó, y qué se puede mejorar para el futuro)
4. Técnicas de Resolución de Conflictos
En el contexto de un miembro del equipo que no está realizando sus tareas asignadas, se identificó que la estrategia correcta es “Forzar/Dirigir”. Este enfoque es directo e implica dar instrucciones claras sobre qué debe hacer la persona.
Se comparó con otras estrategias como:
- Suavizar (cambiar de tema para reducir la confrontación)
- Colaborar (proceso que requiere tiempo y cooperación)
- Compromiso (encontrar un punto medio entre las partes)
5. Mejora Continua en Metodologías Ágiles
Cuando un miembro del equipo informa que una tarea se realizó incorrectamente durante una iteración, el momento adecuado para abordar esto es durante la “Retrospectiva”. Esta reunión permite al equipo analizar qué salió mal y cómo mejorar en futuras iteraciones.
Se explicó la diferencia entre:
- Retrospectiva (enfocada en mejorar el equipo y los procesos)
- Revisión (enfocada en mejorar el producto con feedback del cliente)
- Standup (reunión diaria breve para conocer el avance y obstáculos)
6. Estrategias de Respuesta a Riesgos
La sesión finalizó con un ejercicio sobre estrategias de respuesta a riesgos, identificando:
- Compartir el riesgo (cuando se informa a otros directores de un nuevo método)
- Evitar el riesgo (cuando se elimina un paquete de trabajo)
- Escalar el riesgo (cuando se solicita apoyo a un nivel superior)
Conclusiones
Se destacó la importancia de:
- Comprender las diferencias entre proyectos ágiles, híbridos y predictivos
- Priorizar la transparencia y la comunicación con los interesados
- Documentar adecuadamente las lecciones aprendidas y los riesgos
- Seleccionar las técnicas apropiadas de resolución de conflictos según la situación