Elabora la EDT de un Proyecto + Ejemplo

La gestión de proyectos es una disciplina que requiere planificación, organización y seguimiento meticuloso para asegurar su éxito. Uno de los elementos clave en esta planificación es la elaboración de la EDT de un proyecto cuyo acrónimo significa (Estructura de Desglose del Trabajo), también conocida como WBS (Work Breakdown Structure) por sus siglas en inglés. En este artículo explicaremos paso a paso cómo crear una EDT, basándonos en las buenas prácticas del PMBOK® y en los principios fundamentales de la gestión de proyectos.

¿Qué es la EDT de un proyecto?

La Estructura de Desglose del Trabajo es una herramienta que permite descomponer un proyecto en sus componentes más pequeños y manejables. Esto ayuda a los equipos de proyecto a entender todas las tareas que deben realizarse para completar el proyecto de manera exitosa, resaltemos la frase todas las tareas, ya que la EDT debe mostrar el 100% del trabajo que el proyecto debe realizar. Una EDT proporciona una visión clara de todas las actividades y facilita la asignación de responsabilidades, el control de costes y la programación.

Pasos para Elaborar la EDT de un proyecto

1. Definir el Alcance del Proyecto

Antes de empezar a descomponer el trabajo, es crucial tener una definición clara del alcance del proyecto. Esto incluye los objetivos, entregables, plazos, criterios de aceptación y restricciones. El alcance actúa como un marco de referencia que guiará la creación de la EDT. En nuestro Curso de Gestión de Proyectos desde Cero abordamos la creación de cado uno de los componentes de un proyecto basado en un ejemplo real basado en las buenas prácticas del PMBOK®. Si buscas aprender a realizar proyectos efectivos este curso es una excelente forma de iniciar en el mundo de la Gestión de Proyectos

2. Identificar los Entregables Principales

El siguiente paso es identificar los principales entregables del proyecto. Estos son los resultados tangibles que se esperan al finalizar el proyecto. Por ejemplo, en un proyecto de construcción, los entregables pueden incluir el edificio terminado, el paisajismo y las instalaciones mecánicas y eléctricas.

3. Descomponer los Entregables en Componentes Más Pequeños

Cada entregable principal se descompone en componentes más pequeños y manejables. Este proceso se realiza de manera jerárquica, comenzando con los entregables de alto nivel y descomponiéndolos en tareas y subtareas más específicas. El objetivo es llegar a un nivel de detalle que permita asignar tareas individuales a los miembros del equipo. Si tienes dudas de como se utiliza la descomposición he realizado un video explicando a través de un ejemplo la realización de la EDT de un proyecto de construcción.

4. Organizar la EDT en Niveles Jerárquicos

La EDT se organiza en varios niveles jerárquicos. El primer nivel incluye los entregables principales, mientras que los niveles subsiguientes contienen los componentes desglosados de cada entregable. Cada nivel debe ser claro y específico para evitar confusiones y asegurar una comprensión común entre todos los miembros del equipo. Como se ve en el ejemplo del video de la EDT de un proyecto de construcción se desglosa el entregable que es la casa en elementos más pequeños y manejables

5. Revisar y Refinar la EDT

Una vez que se ha creado la EDT, es importante revisarla y refinarla. Esto puede implicar la consulta con expertos del proyecto, la validación con los interesados y la revisión de los detalles para asegurarse de que nada relevante o significativo se haya omitido. La EDT debe ser un documento vivo, actualizado según sea necesario a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Herramientas y Técnicas para Crear una EDT de un proyecto

Técnicas de Descomposición

La técnica principal utilizada para crear la EDT de un proyecto es la descomposición. Este proceso implica dividir el trabajo del proyecto en partes más pequeñas hasta que cada parte sea suficientemente detallada para ser gestionada y completada.

Plantillas y Ejemplos

El uso de plantillas y ejemplos de EDTs de proyectos similares puede ser muy útil para guiar el proceso de descomposición y asegurar que no se omitan tareas importantes. Dentro del curso de Gestión de Proyectos desde Cero hemos elaborado más de 20 plantillas con ejemplos de los diferentes documentos que se desarrollan en un proyecto

Beneficios de una EDT Bien Elaborada

Podemos considerar que la EDT de un proyecto que está bien elaborada va a ofrecer numerosos beneficios, entre los que se incluyen:

• Claridad y Enfoque: Proporciona una visión clara del trabajo que debe realizarse, lo que ayuda a mantener el enfoque del equipo en los objetivos del proyecto.
• Asignación de Responsabilidades: Facilita la asignación de tareas específicas a los miembros del equipo, clarificando responsabilidades.
• Control de Costes y Plazos: Ayuda a estimar los costes y a programar las actividades del proyecto de manera más precisa.
• Gestión de Riesgos: Permite identificar posibles riesgos y planificar acciones preventivas.
• Cronograma y Presupuesto: Una EDT completa facilita la creación de un cronograma y presupuesto realista.

En resumen, la creación de una Estructura de Desglose del Trabajo es un paso fundamental en la planificación de cualquier proyecto. Siguiendo estos pasos y utilizando las herramientas adecuadas, podrás descomponer tu proyecto en componentes manejables que permitan estimar los paquetes de trabajo, facilitando así su gestión y aumentando las probabilidades de éxito.