Indicadores de Gestión de Proyectos

Los indicadores de Gestión de proyectos permiten medir un proyecto, lo cual resulta clave y fundamental para saber si el objetivo del proyecto se está cumpliendo o no. De esta manera utilizamos herramientas como los KPIs para controlar nuestro proyecto y poder tomar decisiones de manera oportuna.

En este artículo analizaremos cuáles son los KPIs más usados dentro de un proyecto y los elementos más imperantes que tenemos que considerar al momento de elegir los KPIs que más nos convengan en nuestro proyecto.

¿Qué es un KPI?

Los KPIs (Key Performance Indicators o indicadores clave de rendimiento) son variables que permiten medir determinados aspectos del proyecto.

Un director debe saber definir cuáles son esas mediciones que apoya a que el proyecto sea exitoso, lo cual significa que el proyecto genere valor y el beneficio esperado, cumpliendo con un alcance, presupuesto y tiempo esperado. Ya que el rol del director del proyecto no es solo el de planificar, sino de ser un agente de cambio.

¿Qué debo considerar antes de elegir un KPI?

Un proyecto puede tener decenas de KPIs para medir diferentes aspectos de un proyecto, pero recuerda que medir cada uno de los KPIs requiere de tiempo y recursos. Por eso no es conveniente tener una gran cantidad de KPIs y se deben elegir los que mejor me ayuden a cumplir con los objetivos del proyecto.

Por eso es importante que te hagas estas 3 preguntas antes de elegir un KPI

• ¿Cuál es el objetivo del proyecto?
• ¿El proyecto como ayuda a la estrategia de la empresa?
• ¿Cómo consigo cumplir estas metas y como lo puedo medir?

Según la publicación Measuring What Matters de PMI la empresa más exitosa suelen usar 10 KPIs para medir su proyecto. Algo interesante ya que nos demuestra que es necesario medir y sobre todo medir lo que necesito.

¿Cuáles son los KPIs mas usados?

Los KPIs que comúnmente se utilizan dentro de un proyecto son los relacionados con la triple restricción, que son el tiempo, costo, alcance y la calidad del trabajo. Sin embargo, estos no deben ser los únicos KPIs que debemos considerar para medir el éxito de un proyecto.

Es necesario que consideremos medir los resultados que el proyecto genera como son la satisfacción del cliente, la eficiencia de las operaciones, la alineación del proyecto con las estrategias de la organización y la gestión de los riesgos. Estos KPIs nos permiten tener una visión más completa de los beneficios que el proyecto ha generado y saber si el proyecto ha sido un éxito al cumplir con los objetivos que ser esperada de él.

• Adhesión al cronograma
• Adhesión al presupuesto
• Adhesión al alcance
• Satisfacción al cliente
• Indicadores de gestión de riesgos
• Eficiencia operativa
• Alineación con la estrategia organizacional más amplia y KPI

¿Cómo mejorar la forma en que se miden los impactos de los proyectos?

Cuando realizamos un proyecto es necesario conocer como ha impactado este proyecto dentro de la empresa, ya sea este un impacto positivo como son los beneficios que ha conseguido, así como los impactos negativos en caso de que el proyecto no haya logrado su objetivo. Para lograr medir de manera correcta es importante en enfocarnos en:

• Aumentar el número de mediciones y la frecuencia de medición
• Aumentar la efectividad de las mediciones
• Involucrar a los interesados adecuados
• Aumentar el uso de la tecnología

¿Cuáles son los errores comunes al elegir un KPI?

Existen algunos errores que comúnmente los cometemos al momento de elegir un KPI y que puede provocar que no tengamos los resultados que esperamos, por eso trata de evitarlos a toda costa:

• Medir más de lo necesario
• No revisar y actualizar los KPI
• No tomar acción con base en los resultados de los KPI
• No involucrar a la Ata gerencia y a la PMO para definir los KPI del Proyecto