¿Qué es la Gestión Ágil de Proyectos?

El término Gestión Ágil de proyectos apareció hace más de 20 años, pero desde hace unos años ha tomado una gran relevancia siendo un enfoque de gestión de proyectos que ha ido ocupado espacio en muchas industrias desplazando muchas veces enfoques más tradicionales. Aunque ojito que esto no significa que un enfoque ágil sea mejor que un enfoque tradicional, simplemente un enfoque ágil resulta mejor en algunas ocasiones y otras veces un enfoque tradicional tendrá mejores resultados.

Pero seguramente te preguntaras como funciona un enfoque ágil, que características tiene, cuáles son los beneficios de realizar una gestión ágil de proyectos, pues bien en este artículo revisaremos como funciona y de que se trata un enfoque ágil.

1. Definiendo la Gestión Agil de Proyectos

La gestión ágil de proyectos  asume que en un proyecto existirán cambios  y que será necesario realizar ajustes en el camino. De esta manera la gestión ágil de un proyecto se enfoca en responder de manera directa y efectiva a los cambios lo cual es inevitable en el entorno empresarial actual que vivimos en donde los cambios son constantes.

Entre los puntos más relevantes que podemos considerar de este enfoque están el utilizar eficientemente los recursos que tenemos en la organización, siendo estos desde los miembros de nuestro equipo su conocimiento y las tecnologías o herramientas que utilizamos. 

Además se busca generar relaciones fuertes con nuestro cliente  a fin de crear soluciones para los clientes a través de métodos iterativos e incrementales que incrementen las capacidades de la organización mediante la creación de valor.

2. Características de la Gestión Ágil de Proyectos

La gestión ágil de proyectos se fundamenta en 5 características fundamentales que son:

  • Equipos Multifuncionales
  • Iteraciones cortas
  • Enfoque incremental
  • Prioridades del negocio y valor para el cliente
  • Mejora Continua
a. Equipos Multifuncionales: Un equipo multifuncional está compuesto por miembros de diferentes áreas, experiencia y experticia. La gestión ágil de un proyecto se basa en el uso de equipos multidisciplinarios en donde el equipo puede aprovechar la fuerza y el soporte de los demás a lo largo del proyecto de vida.

En un proyecto tradicional el director del proyecto suele transmitir las decisiones a los miembros del equipo, mientras que en un enfoque ágil los miembros del equipo tienen la experticia de tomar decisiones por ellos mismos lo cual permite tener respuestas rápidas a los problemas que se pueden presentar, ya que ellos están involucrados en el proyecto desde el inicio.

b. Iteraciones Cortas: En primer lugar debemos conocer que una iteración es un ciclo repetible en progreso, esto significa que se pueden existir varias iteraciones. De esta manera como parte de desarrollo de un proceso una iteración permite feedback  para priorizar modificaciones a un producto. La duración típica de una duración está entre 2 a 4 semanas y un proyecto atravesará por varias iteraciones antes de realizar la entrega del conjunto completo de elementos que compone el proyecto. Recuerda que después de cada iteración se debe recolectar el feedback que el cliente puede proveer.

El uso de iteraciones cortas permite a los equipos incorporar mejorarás  frecuentemente impulsadas por el cambio. Estos cambios  podría ser difícil o imposible de incorporar si el cliente revisara el producto después de que el equipo haya pasado tres meses desarrollando el producto.

c. Enfoque incremental: En una estrategia de desarrollo incremental, el producto crece en etapas planificadas o incrementos. Las partes del producto se desarrollan en diferentes momentos en función de la prioridad de las características, y pueden implementarse en forma de versiones a lo largo del ciclo de desarrollo del proyecto. En los proyectos ágiles, en cada iteración se desarrolla una parte, o un incremento, de las características prioritarias del producto.

Por ejemplo, un cliente quiere actualizar su sistema de gestión de inventarios. El primer incremento de trabajo podría implicar el desarrollo de toda la funcionalidad necesaria con respecto al seguimiento de los números de serie, y el segundo podría implicar tareas relacionadas con la incorporación de imágenes a los artículos del inventario. Una vez completado cada incremento, se habrá desarrollado una funcionalidad liberable. Esto difiere del enfoque tradicional, en el que el cliente espera hasta que se haya completado todo el trabajo planificado antes de tener la oportunidad de revisar el producto final. Esto se asocia a menudo con largos cronogramas de desarrollo, incapacidad de cambio y un alto riesgo de que el producto final no cumpla con los estándares del cliente

d. Prioridades del negocio y valor para el cliente: En la gestión ágil de proyectos, las características del producto más prioritarias para los clientes se desarrollan primero. Además, el progreso se mide en términos de la capacidad de cada característica para ser revisada y desplegada por el cliente. Otros métodos de gestión de proyectos suelen hacer un seguimiento del progreso basado en la terminación de alguna de las fases, como pueden ser el diseño o la codificación. Sin embargo el tener completa la fase de diseño no genera ningún producto listo para que el cliente lo revise.  En Agile, desarrollar una característica del producto totalmente funcional, se convierte en una prioridad en lugar de cumplir los hitos en el plazo previsto.

e. Mejora Continua: La gestión de un proyecto incorpora la mejora continua en su proceso de desarrollo. Después de cada iteración, el cliente aporta retroalimentación, que se integra en la siguiente iteración. El producto global se desarrolla con el tiempo, pues las características se modifican a menudo y los requisitos cambian. En la gestión tradicional de proyectos, la gestión del cambio es una actividad independiente del desarrollo del producto. Gestionar y aplicar correctamente los cambios lleva tiempo. Por ello, este tipo de gestión es el más adecuado cuando es poco probable que los requisitos cambien en el transcurso de un proyecto

3. Diferencias entre el enfoque Agil y el Enfoque Tradicional

La gestión tradicional de proyectos los requisitos aprobados por el cliente de un proyecto se suelen plasmar en una línea de base. Cualquier cambio debe gestionarse mediante un riguroso proceso de control de cambios. Agile no se centra en las líneas de base. En su lugar, se centra en ajustar los planes a medida que avanza el proyecto, con modificaciones realizadas al final de cada iteración, que es bastante corta.

En un enfoque tradicional los cambios significativos, como los que exigen modificar el presupuesto o el plazo global de un proyecto, tienen que ser aprobados por los patrocinadores del proyecto y otras partes interesadas. Una vez que se ha aprobado formalmente un cambio, hay que actualizar la línea de base correspondiente, así como los planes de gestión del proyecto y el contrato afectados.

En el enfoque ágil, un equipo de proyecto desarrolla un producto de forma incremental a lo largo de múltiples iteraciones. Después de cada iteración, se revisa una característica completada de un producto. Cualquier cambio en los requisitos del proyecto se incorpora en la siguiente iteración.

Por otro lado un equipo tradicional sigue un plan definido que se establece al principio del proyecto. El cliente no ve el producto hasta que está totalmente terminado. En esta fase del proyecto, es difícil incorporar cualquier cambio importante que solicite el cliente. Los miembros del equipo ágil trabajan estrechamente entre sí para completar el producto de una en una. El cliente revisa cada una de las características completadas y aporta sus comentarios, que se incorporan a la siguiente iteración.

4. Beneficios de la Gestión Agil de Proyectos

Entre los beneficios que una gestión ágil tiene en comparación con una gestión tradicional tenemos

  1. Reducir el riesgo
  2. Acelerar las entregas
  3. Generar valor
  4. Reducir los costos de los cambios

1. Reducir el riesgo: Una gestión ágil de proyectos puede reducir 3 tipos de riesgos

  • El riesgo de desarrollar algo equivocado
  • El riesgo de desarrollar algo de baja calidad
  • El riesgo de no cumplir los requisitos de presupuesto y cronograma

2. Acelerar las entregas: Una gestión ágil puede entregar productos de manera más acelerada, ya que se apoya en la toma rápida de decisiones, el feedback del cliente, la adaptación a los cambios en el proceso de construcción del producto y la participación y empoderamiento de los miembros del equipo en la toma de decisiones y la implementación de mejoras sobre el producto.

3. Generación de Valor: La gestión ágil de proyectos enfatiza la generación de valor. El valor es la medida con la que un producto satisface la necesidad comercial de un cliente, lo que valida el gasto del proyecto

4. Reduce el costo del Cambio: Normalmente, cuanto más tarde se realice un cambio en un proyecto, más costará su aplicación. Por ejemplo, es probable que un cambio en el diseño base del código de un programa informático requiera mucho tiempo de implementación cuando el código ya se ha desarrollado por completo.

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