La importancia de la EDT en un proyecto

La Estructura Desglosada de Trabajo (EDT), también conocida como WBS (Work Breakdown Structure) es una técnica muy conocida y de vital importancia para la gestión de proyectos ya sean pequeños, medianos o grandes. Esta herramienta nos ayuda a identificar los paquetes de trabajo, los responsables, el presupuesto y los recursos necesarios para llevar a cabo la ejecución de cualquier proyecto.

Realizar la EDT durante la fase de inicio del proyecto nos permite establecer los límites que el proyecto tendrá, además de que servirá como un elemento de comunicación en fases posteriores como es la ejecución. La EDT ayuda en la comunicación al ser un gráfico en el cual se indican de forma visual y fácil de comprender todos los entregables que el proyecto deberá desarrollar y al poseer una explicación de cada componente o paquete de trabajo indicado en el diccionario de la EDT.

Esto nos da la posibilidad de ver cual es el alcance de todo el proyecto en una solo gráfico facilitando la comprensión del alcance para cualquier persona, con lo cual se vuelve una herramienta de comunicación de gran utilidad.

Utilidad de la EDT en un proyecto

Según la publicación Practice Standard for Work Breakdown Structures, editada por el PMI, el concepto de la EDT se utiliza en la gestión de proyectos para:

• Definir el alcance del proyecto en términos de los entregables y la  descomposición de estos entregables en paquetes de trabajo que luego nos permite obtener las actividades necesarias para elaborar el entregable.
• Dependiendo del método de descomposición del trabajo utilizado, la EDT puede también definir el ciclo de procesos y los entregables de cada fase. Esta descomposición del alcance del proyecto permite balancear la necesidad de la gestión del proyecto de controlar el proyecto con un nivel adecuado de detalle.
• Dotar al equipo de dirección del proyecto con un marco de referencia adecuado para la toma de decisiones sobre el avance del proyecto.
• Facilitar la comunicación entre el director de proyecto y los interesados a lo largo de la vida del proyecto. LA EDT permite comunicar el alcance del proyecto, las relaciones de dependencias entre las diferentes fases y trabajos y el nivel de riesgos, a la vez que facilita el control del presupuesto y el avance del cronograma.
• La EDT es un elemento que nos servirá para desarrollar los demás procesos como son el cronograma, establecer los costos y presupuestos del proyecto de manera más simple.

Como vemos la utilidad de la EDT es muy grande al representar todo el alcance del proyecto en un solo gráfico. Desafortunadamente esta herramienta es mal utilizada en algunos proyectos ya que muchas organizaciones elaboran la EDT el inicio del proyecto pero luego se guarda en un cajón y no vuelve a ser utilizada.  

Pasos para elaborar la EDT

El poder  listar los pasos para definir la Estructura Desglosada de Trabajo(EDT) según la publicación Practice Standard for Work Breakdown Structures– Second Edition, 2001

Paso 1: Identificar el producto(s) final del proyecto, que debe entregarse para alcanzar el éxito del proyecto. Se recomienda una revisión completa de alcance del proyecto para asegurar la consistencia entre los EDT y los requerimientos del proyecto.

Paso 2: Definir los entregables principales del producto; los entregables predecesores necesarios para el proyecto pero que por sí mismos no satisfacen una necesidad comercial (por ejemplo, una especificación de diseño).

Paso 3: Descomponer los entregables principales a un nivel de detalle apropiado que permita gestionar con eficacia y eficiencia.

Paso 4: Revisar y refinar la EDT hasta que los involucrados con el proyecto estén de acuerdo que el proyecto planificado pueda completarse satisfactoriamente y que la ejecución y el control producirán los resultados deseados.

Para el desarrollo de la EDT existen también numerosas herramientas informáticas que incluyen plantillas entre las más conocidas tenemos:

WBS Tool: http://www.wbstool.com/

WBS Chart Pro: http://www.criticaltools.com/wbsmain.htm

WBSChartPro.html Visio 2007 WBS Modeler: http://www.microsoft.com/enus/download/details.aspx?id=14320

MindView-WBS Software: http://www.matchware.com/en/products/mindview/mindview2_be/wbs.htm

Conclusión

La EDT es una herramienta sumamente útil al momento de planificar el proyecto y su utilidad no se limita únicamente a la planificación si no que continua durante las diferentes etapas, permitiendo un desarrollo más realista del presupuesto y costos al considerar todo el alcance del proyecto.

Si deseas conocer más sobre el alcance y el desarrollo de la EDT te invito a que revises el curso GESTIÓN DEL ALCANCE de Udemy en donde se analiza a profundidad el Alcance de un proyecto.