Como hacer una Acta de Constitución de Proyecto

El acta de constitución del proyecto se define como un documento emitido por el patrocinador del proyecto, que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y confiere al director de proyecto la autoridad para aplicar los recursos de la organización a las actividades del proyecto.

Adicionalmente, el acta tiene como objetivo el de comprometer los recursos iniciales, al asegurar la financiación, el equipamiento y otros recursos, al menos para definir el alcance y desarrollar el plan del proyecto.

Como Realizar el Acta del Proyecto

a. Revisa la información existente del Proyecto:

Antes de realizar el Acta es importante que revises información existente del proyecto para que puedas comprender cuál es el objetivo del proyecto, sus requerimientos generales y cuáles son los entregables que se buscan. Para eso puedes usar los documentos de negocio como son el caso de negocio y el plan de beneficios.

Entre la información a revisar considera:

• El caso de negocio
• Los requisitos de alto nivel
• El ciclo de vida del proyecto
• Descripción de alto nivel de los entregables con el tiempo, costos y metas
• Las restricciones que se hayan encontrado
• Los supuestos que se han considerado
• Información sobre los interesados/ stakeholders identificados

En el siguiente video puedes ver un ejemplo de como elaborar una Acta de Constitución de proyecto. Este video forma parte de nuestro curso Aprende a Gestionar un Proyecto desde el Inicio hasta su Cierre en donde se aborda la gestión de proyectos de una manera práctica desde que este es una idea hasta su cierre.

b. Elabora el Acta del Proyecto

Una vez que ya has recopilado la suficiente información sobre el proyecto, es momento de elaborar el Acta del proyecto, para lo cual te recomiendo que consideres 9 elementos principales que deberías utilizar dentro del Acta que estás elaborando, estos elementos son:

1. Encabezado: Incluye el nombre del proyecto, la fecha en la cual se elabora el Acta.
2. Introducción: Explica el propósito y la importancia del proyecto, describe de manera clara porque se actúa este proyecto y qué beneficios o problema resuelve.
3. Descripción: Describe el alcance general y los límites del proyecto, procura explicar de manera global lo que el proyecto va a actuar y producir.
4. Objetivos: Enumera los objetivos específicos y alcanzables del proyecto. Esto es importarte, ya que los objetivos del proyecto nos dan una comprensión que permite ver si nuestro proyecto está o no teniendo éxito.
5. Entregables: Describe de manera global los entregables o productos que el proyecto generara. Recuerda que en esta etapa del proyecto nuestra información es limitada. De esta manera, en esta parte bastará con enumerar los entregables de manera que todos sepan que productos se desarrollaran
6. Lista de Hitos: Enumero los hitos principales con fechas tentativas, estas fechas no serán las definitivas, ya que muy posiblemente cambiaran al realizar la planificación del proyecto. Pero estos hitos permitirán que los interesados puedan dimensionar el proyecto y su envergadura.
7. Presupuesto General: En este momento del proyecto aún no tenemos un valor estimado del presupuesto. Pero podemos usar proyectos anteriores similares para poder estimar un valor referencial del proyecto que servirá para que los interesados puedan dimensionar el proyecto.
8. Riesgos: En función de la documentación como el caso de negocio y los supuestos, debemos establecer cuáles son los riesgos que el proyecto puede tener. Aún no hacemos un análisis a profundidad, pero podemos establecer los riesgos generales del proyecto.
9. Nivel de Autoridad: Un punto importante que el Acta debe establecer es el nivel de Autoridad que el Director del Proyecto tendrá durante la ejecución del proyecto. Es de vital importancia que sea claro para el director y para los interesados conocer que cosas el director puede y no puede hacer, de manera que el proceso de toma de decisiones sea ágil.

c. Beneficios del Acta de Constitución del Proyecto

Uno de los beneficios del Acta es el de identificar al líder del proyecto y a los miembros iniciales del equipo central, y asignarlos formalmente al proyecto. Para que el proyecto comience con fuerza, establezca la infraestructura y el cronograma del proyecto y celebre un taller o reunión de inicio de proyecto conocida como kick-off.